Lær hvordan du maksimerer dine potensielle reisefradrag
Å finne ut hva IRS vil tillate som en rimelig forretningsreise kan være vanskelig, spesielt når det gjelder utenlandsreiser.
En av mine tidligere artikler angitt hvordan du kan trekke reiseutgifter når du kombinerer personlige utflukter (eller aktiviteter) med forretningsreiser. I utgangspunktet må forretningsreise først og fremst være for virksomheten for å kunne kreve hele turen som en forretningsutgift. Den avgjørende faktoren er vanligvis mengden tid (ikke utgifter) brukt på forretningsvirksomhet vs. tid brukt på personlige aktiviteter.
Hvis mer tid er viet til virksomheten, kvalifiserer hele turen som en fradragsberettiget forretningsreise. Og selvfølgelig, hvis du ikke involverer noen vesentlige personlige aktiviteter, er hele forretningsreisen helt fradragsberettiget.
Utenlandske reisedrag
For utenlandsreiser trenger du ikke bare å tilfredsstille forretningstidspunktet ovenfor, men du må tilfredsstille ytterligere forhindringer hvis:
1) Dine totale utenlandske reisedager er mer enn 7 påfølgende dager
OG
2) Din utenlandsreise "ikke-virkedager" er 25% eller mer av dine totale utenlandske reisedager.
Slik fungerer alt dette
På mandag flyr du fra Boston til London, og besøker hele dagen forretningskonvensjoner og møter gjennom torsdag. Fra fredag til søndag er du sightseeing i London. Du kommer tilbake til Boston på mandag. Flertallet av tid brukt på forretningsaktiviteter overstiger tid brukt på personlige aktiviteter, slik at du tilfredsstiller den generelle "tiden" -regelen for all forretningsreiser.
Så langt kvalifiserer du deg for en 100% forretningsreise. Bruk nå de utenlandske reglene; Siden dagene "totalt utenlandsreise" ikke er mer enn 7 dager, gjelder ingen spesielle utenlandske regler, og du beholder din fullt fradragsberettigede forretningsreise.
Nå, hvis du har jobbet gjennom fredag, utvidet din personlige helg gjennom mandag, og går fra tirsdag, oppfyller du fremdeles kravet om generelle krav, men dine utenlandsreiser overstiger 7 påfølgende og dine "personlige dager" (3 dager - lørdag, søndag, mandag ) er større enn 25% av dine totale utenlandske reisedager (totale utenlandsreiser mandag til neste tirsdag = 8 dager og 25% av 8 = 2.
Så 3 personlige dager overstiger 2). Derfor må du redusere forretningsreiseavdrag med 3 / 8ths (personlige dager / totale utenlandske dager).
unntak
Nå ligger dypt innenfor skattekoden et par unntak fra denne regelen for utenlandsreiser: for det første hvis du kan vise at du heller ikke har kontroll over forretningsreisen (ikke avgjøre om reisen er nødvendig) ELLER at de viktigste Motivasjonen til turen var ikke personlig (forsvarlige forretningsmessige grunner for turen), da unngår du utenlandsreiseregelen, og du er tilbake til en fullt fradragsberettiget forretningsreise. En annen måte å unngå utenlandsreiseregelen på er å bruke IRS-metoden for å definere "virkedager".
For eksempel blir dager mellom "virkedager" (helger, helligdager eller andre andre hverdager) "virkedager" selv. Så i vårt eksempel, hvis du hadde et annet forretningsmøte tirsdag og avreise onsdag, blir alle dine "utenlandske dager" "virkedager" fordi lørdag, søndag og mandag falt mellom to tydelige "virkedager" og reisedagen retur hjem er også forretninger. Derfor har du ingen "personlige dager". Siden dine personlige dager (0) nå ikke overstiger 25% av dine totale utenlandsreiser, gjelder ikke spesielle utenriksreiser.
Din tilbake til en fullstendig fradragsberettiget forretningsreise, forutsatt at tidsbestemt regel som er omtalt i min forrige artikkel, er fornøyd (i dette eksemplet vil det være siden tiden brukt på forretningsaktiviteter - 7 dager, mandag til fredag og følgende tirsdag og onsdag , overskredet tid brukt på personlige aktiviteter -3 dager, lørdag, søndag og mandag).
Nå, etter tirsdagsmøtet, blir du i London i to dager med å nyte kulturen, og returnerer på fredag. Først må du bruke den generelle tidsregelen: 7 virkedager (MF, TI, FR) vs. 5 personlige dager (lør, søndag , Ma, ons, torsdag). Den generelle regelen for tidsbruk på virksomheten vs. personlige aktiviteter er oppfylt, så reisen er fullt fradragsberettiget så langt. Nå må de utenlandsreisereglene vurderes; Dine totale utenlandske reisedager overstiger 7 dager i treng, men du har bare 2 personlige dager under de utenlandske reglene (bare den siste onsdag og torsdag nå, siden lørdag, søndag og mandag var mellom andre "virkedager") som er mindre enn 25% av de nå 12 dager utenlandsreiser.
Derfor gjelder de utenlandske reisereglene ikke. Du er tilbake til en fullt fradragsberettiget forretningsreise.
anbefalinger
Som du kan se, ville det være en viss fordel å ha forretnings- / konferansemøter spredt ut noen få dager, og snu "personlige dager" til "virkedager". Noen legitime forretningsmessige årsaker til at møtene / konvensjonene dine kan bli spredt ut inkluderer: å tillate tid til brainstorming på bestemte forretningsstrategier, planleggingskonflikter med nøkkelansatte nødvendiggjorde ulike møter, forberedelse var nødvendig mellom påfølgende møter, besøkte klienter var bare tilgjengelige bestemte dager, konvensjon og andre forretningsmøter ikke sammenfaller, osv. .. uansett forretningsgrunnen skjer for regelmessig planlagte forretningsarrangementer.
Også ved bruk av utenlandsreisereglene kvalifiserer partielle virkedager, ifølge IRS, for hele virkedager, "så et to-timers forretningsmøte om morgenen etterfulgt av personlige aktiviteter resten av dagen, er en" virkedag ". "
Optimalisering av potensielle fradrag
Tydeligvis, jo flere utenlandsreiser du kan klassifisere som "virkedager", desto bedre sjanse har du for å unngå effekten av de spesielle utenriksreisereglene.
Hvis du er selvstendig næringsdrivende, kan du selvsagt bruke denne informasjonen til din fordel.
Men hva med bedriftens ansatt som er refundert for reiseutgifter? Tenk på dette: På grunnlag av våre diskusjoner av reisebestemmelsene ovenfor, bestemmer du at turen er en fullstendig fradragsberettiget forretningsreise. Nå mens du er i London, refunderer din bedrift deg for måltider med en pris på $ 65 per dag. Du slår ut kostnadsrapporter for eventuelle utgifter. Selv om firmaet ditt refunderer deg eller bare betaler deg for måltider på $ 65 per dag, kan du likevel trekke forskjellen mellom IRS Per Diem Meal-beløpet for London ($ 144 per dag) og hva du har fått refundert for hver dag du re away. Hvis din bedrift refunderer deg for Overnatting på $ 175 per dag, er IRS Per Diem Lodging for London nå $ 319. Det stemmer, forskjellen er fradragsberettiget. Det samme gjelder for out-of-pocket utgifter. I løpet av et år kan denne forskjellen legge til.
Så når du blander personlige aktiviteter med forretningsreiser, vurder de ovennevnte diskusjonene for først å avgjøre om mesteparten av tiden er brukt på forretningsvirksomhet (den generelle tidsregelen) og hvis utenlandsreiser er involvert, om du kan unngå utenlandsk reiseregler som beskrevet ovenfor. Hvis ikke, reduser forretningsreiseavdragene med riktig forhold mellom "ikke-virkedager" til "totale dager i utlandet."